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HRMS实施的误区

2012-06-19 admin 47

结合自己五年来为企业人力资源管理信息化服务的经验,简单地总结了企业在规划和实施hrms中通常会犯的四类错误及避免措施。

  第一类:该做的工作没有做

  在选购hrms时,你很容易会被那些新奇和复杂的功能模块以及性能特色所吸引,而你却忽略了一些最基本也是最重要的功能。应该记着:要拿着你详尽的需求文档列成的清单去选购系统,而不要被hrms服务商兜售和吆喝的各种眩目的新奇花样所迷惑。

  购买一套并不符合假设需求的hrms对于负责hrms的人员来说是一件非常严重的错误。没有对具体工作和具体需求的适当界定,谁又能判定哪一个hrms适合公司的需要呢?

  有时,hrms的需求定义是非常松散的。有时,需求会在项目进行的中间进行修改。不管是哪一种,都会导致令人不愉快的经历。要避免这些,就得经常有效地沟通,以保证管理层和用户能够持续地达成一致的意见,从而保证hrms的顺利实施。

  一旦你界定清楚了你的具体需求,要积极主动地利用这些文档去评估和测试服务商的hrms产品及其服务,并开始规划你的培训计划。

  最后,要确保人们接受充分的培训,以便使他们积极主动地正确使用系统。

  第二类:用户不愿使用或者痛恨系统

  如果用户从一开始就同意和接受企业规划和选择的系统,那么他们是非常愿意下工夫去学习如何使用系统的。

  一个刚刚成立一年多的竞争对手由于缺成熟的项目管理经验,使本来规划一个月实施完毕的项目严重地拖延到了一年时间,其中最重要的一点就是用户参与不充分。导致这一问题的原因是项目规划和实施过程中缺乏用户的参与,而解决这一问题,使用户感到满意的办法就是让用户参与到需求的分析和界定中,并在系统进行完整设计时,也让他们参与进来。即使再忙,用户通常也是非常乐意参与项目的。起草一个工作规划和一个决策的程序,这样你才不会被项目管理委员会弄得左右摇摆,但一定要确保用户从一开始就要参与项目。

  第三类:时间或者成本超支

  为了避免这些超支,你可以把项目进行分解,分解得越细越好,以防止项目的“范围”被蔓延。

  这一问题会导致项目出现各种各样的麻烦。除非这种超支非常巨大,否则这个问题会被忽略(特别是如果其他问题被避免的话)。时间和成本通常是很容易衡量的因素,然而,对经理们来说也是最易被忽略的。

  如表一所示,超支的最主要的原因是在项目的规划、工作任务的预估和控制以及资源调配方面的失败引起。毋庸置疑的是,一个资历丰富的项目经理会最大程度地减少这些问题的发生。项目按时、保质保量完成的最好办法是,严格按照进度和预算完成每一个细分阶段,上一个阶段完成,再接着完成下一个阶段,否则扩大了项目的“范围”,导致项目拖延的危险就会来临。

  第四类:不可信赖的输出和数据

  从手工记录或者其他系统里转化到新的hrms系统里,必须有适当的数据和信息输入审校机制,这样才能保证输入的质量,也才会产生可信赖的输出。

  也许你已经听说过垃圾输入和垃圾输出这样的阶段,这也正好描述了从hrms得到了不可信赖的数据和结果的现象。然而,很少有人故意输入垃圾信息到hrms里。通常都是因为没有制定输入的标准和作出相应的监控措施而导致。

  如何才能预防这些会产生垃圾信息的错误行为呢?首先,要制定向系统输入数据或信息的标准,在输入之前检查现有数据的准确性;其次,是对录入的数据尽可能地进行确认和验证;第三,在大规模或者完全实施之前进行抽样检测;最后,hrms项目组需要制定hrms的系统控制和审计制度,并加强对hrms日常负责人员(有的企业设有专门的hrms经理)的系统维护和更新工作的评估。 

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